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Un mariage moderne et contemporain
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décoration florale mariage

Bienvenue

Je suis Ophélie

Wedding planner pour l'agence goodbye Mademoiselle.
J'accompagne les amoureux dans leur parcours vers le mariage.

Si vous lisez ces lignes, c'est parce que l'un.e de vos proches est sur le point de se marier.

Pour commencer

Suivez le guide

Organiser un EVJF/EVG parfait ne se résume pas à partir loin, à la quantité d’activités proposées ou à un budget élevé.

L’EVJF/EVG parfait c’est l’organisation d’un évènement à l’image de la personne pour qui vous l’organisez.

Vous êtes probablement témoin, demoiselle d’honneur, ou membre de la famille proche des futurs mariés et vous souhaitez préparer une fête pour célébrer son enterrement de vie de célibataire.

Dans ce cas bienvenue ! Ne vous inquiétez pas il n’y a rien d’insurmontable si l’on a toutes les clés d’organisation en main.

A travers cet article j’ai tenté de résumer l’organisation d’un EVJF/EVG étape par étape. Ce guide vous permettra de le préparer en toute simplicité et efficacité.

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Les invité.e.s

Le premier point à déterminer est aussi le plus important : les invité.e.s.
En effet, la quantité influera sur le budget, le choix des dates, l’hébergement, les activités possibles et le transport.
Pour résumer, c’est le pilier de l’organisation d’un EVJF/EVG.
De manière générale, vous arriverez rapidement à 6/8 personnes voire 10 en comptant le/la marié.e. Au-delà de 10 personnes rien n'est impossible. Il sera simplement plus compliqué de trouver une date qui convienne à tout le monde et un hébergement adéquat.
Quoiqu’il en soit c’est le rôle des mariés que de vous fournir leur liste d’invités. Demandez-leur également les numéros de téléphone ou adresses mail de chacun ainsi que leur relation avec ces personnes : soeur, cousine, amie d’enfance, amie de la FAC, collègue etc…
Vous pourrez ainsi créer un groupe Facebook et/ou WhatsApp.
Le but est d’échanger, de faire connaissance et de leur transmettre les informations plus rapidement et spontanément que par email.
Pensez à élire une personne qui prendra les décisions, de préférence la personne la plus proche du /de la marié.e.
Cette personne sera en charge de toutes les réservations et du programme.

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La date

Après avoir créé le groupe EVJF/EVG en prenant soin d’évincer les mariés des discussions, vous pouvez fixer une date. C’est le point le plus important et souvent le plus compliqué.
Voici les étapes pour convenir de la meilleure date possible. Ce qui ne veut pas dire que vous réussirez à satisfaire tout le monde …

/ Demandez aux mariés de vous donner 5 dates auxquelles ils sont disponibles
/ Effectuez un sondage sur Doodle et demandez aux participant.e.s de cocher TOUTES les dates auxquelles ils sont disponibles
/ Choisissez la date à laquelle la majorité est présente et vérifiez que les personnes les plus importantes sont disponibles (Frères/soeurs et témoins ou amis très proches)
/ Discutez en privé avec les personnes qui ne sont pas disponibles à la date choisie pour savoir si elles peuvent se libérer.
/ Validez la date en créant l’évènement sur le groupe Facebook

Si tout se passe bien vous aurez au maximum 1 à 2 personnes absentes. Pour cette raison, mieux vaut s'y prendre à l'avance. L’idéal est 3 à 5 mois avant la date de l'EVJF/EVG.

bride gang

Quelques astuces et conseils supplémentaires pour faciliter le choix de la date :

/ N'organisez surtout pas l’EVJF la semaine avant le mariage (les mariés auront certainement des préparatifs à finaliser).
Privilégiez au moins 3 semaines à 2 mois avant le mariage.
/ Analysez le calendrier en fonction des dates données : vacances scolaires, jours fériés, anniversaires etc… cela vous aidera si vous souhaitez prolonger le week-end ou partir en fonction du budget.
/ Décidez si vous mettez les mariés dans la confidence (en cas de garde d’enfants par exemple). Ou ajoutez-les au sondage Doodle sans les inclure dans la conversation de groupe. De cette façon vous pourrez mieux vous organiser et laisser les mariés avoir la surprise.
/ Imposez une deadline pour répondre au sondage sur le groupe concernant les dates disponibles.
En une semaine tout le monde devrait avoir eu le temps de faire le point sur son calendrier personnel.
Rappelez-vous, plus vous choisissez la date tôt moins cela sera compliqué pour la suite.

Un mariage moderne et contemporain

Le budget

La question budgétaire sera primordiale pour la suite des étapes.
Une fois la date fixée et actée, c’est le moment de prendre connaissance du budget que chacun est prêt à débourser pour l’EVJF/EVG.
Je vous invite à créer un second sondage sous forme de fourchettes de coût : moins de 100 euros, entre 100 et 200 euros, entre 200 et 300 euros et plus de 300 euros par exemple.
En moyenne un week-end EVJF coûte à chaque invité.e environ 150 euros par jour.
Une fois les réponses récoltées, concentrez-vous sur le choix de la majorité.
Cependant si une ou plusieurs personnes ont répondu en dessous du budget choisi prévoyez la fourchette basse du montant.
Il faut respecter les moyens de chacun, en revanche personne ne sera contre débourser 20 à 30 euros de plus si besoin.
Par exemple si la majorité choisit un budget de plus de 300 euros et que quelques-uns ont choisi entre 200 et 300 euros, n’allez pas au dessus de 320 ou 330 euros.

organiser un evg

Quelques astuces supplémentaires pour fixer un budget EVJF :

/ Laissez encore une fois une semaine aux personnes conviées pour répondre au sondage.
/ N’oubliez pas qu’il faudra payer la part du/de la marié.e. et donc diviser le budget en fonction du nombre d’invités.
/ Précisez aux invité.e.s ce qui est compris dans ce budget : transport (péages, essence, billets de train ou avion, taxis, navettes, voiture de location), hébergement, activités, repas, accessoires ou jeux.
/ Inutile de compter dans le budget les boissons en soirée, cela dépendra de chacun.e.
/ Enfin, une fois le budget fixé et accepté par tous, faîtes une cagnotte. Cela vous évitera d’avancer les frais pour tout le monde. Je ne vous conseille pas les cagnottes en ligne car elles prélèvent des frais de participation de 4 à 6 % du montant. Privilégiez PayPal qui est sécurisé ou les règlements immédiats comme Lydia ou Pumpkin (applications sur téléphone). L'appli Tricount est très pratique pour faire la balance de ce que chacun doit aux autres.

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Le choix des mariés

Pour organiser l’EVJF/EVG parfait, il faut avant tout qu’il le soit aux yeux des mariés. Personne n’a envie qu’ils s’ennuient ou qu’ils aient hâte de rentrer chez eux.
Là est votre mission principale : Faire en fonction des goûts et des envies de la personne pour qui vous organisez cet événement.
Il y a 3 règles à respecter : Pas d’humiliation, Pas de stress, Que du plaisir ! Le but est qu’ils se sentent à l’aise pendant toute la durée de l’EVJF./EVG.

Cet événement doit leur permettre de ne plus penser aux préparatifs du mariage et de se détendre le temps d'un weekend.
Pour cela, il vous faudra communiquer aux mariés un questionnaire. Le but est de connaître leurs envies ainsi que leurs interdits pour adapter aux mieux l’ambiance générale de l’EVJF/EVG.
Dans ce questionnaire, libre à vous de leur demander ce qu’ils aiment, ce qu’ils ne veulent absolument pas, ce qu’ils aimeraient essayer, comment ils perçoivent cet événement : cocooning, aventure, sportif, ou fiesta ?

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L'hébergement

En moyenne l’hébergement représente 1/3 du budget de l’EVJF/EVG. C’est pour cela qu’il est essentiel de bien le choisir en comparant les prix.
Voici les possibilités qui s’offrent à vous en fonction de votre budget et de la ville choisie :

/ Hôtels : le plus simple et efficace mais aussi le plus coûteux. Il vous suffit de poser vos valises, inutile de ranger ou nettoyer en partant. Cependant, les chambres seront séparées et si vous êtes nombreu.x.ses, il sera plus difficile de vous retrouver dans une pièce commune.
/ Auberges de jeunesse : C’est la solution la moins couteuse, elle est très souvent choisie pour les voyages à l’étranger pour les EVJF/EVG qui ont prévu de faire la fête tout le week-end. On y rentre uniquement pour dormir.
/ Maison, villa ou appartement à louer : C’est la seule façon de se retrouver tous ensemble et de profiter d’un lieu privatisé. Le coût peut s’avérer relativement faible si vous êtes nombreux à participer. N’oubliez pas de demander s’il faut prévoir les draps et les serviettes qui ne sont pas toujours inclus dans la location.
/ Hébergements originaux ou insolites : de plus en plus de groupes privilégient des campings en bungalow, des cabanes dans les arbres, des péniches etc… Le coût est souvent plus élevé mais l’expérience est originale.

Le transport

Vous avez choisi la date et le lieu de l’EVJF. Il est maintenant temps de prévoir les transports et d’évaluer le coût. Comme dans toute organisation, il faut anticiper et ne rien oublier.

Voici quelques conseils

Voiture

Aucun souci particulier, vous allez du point A au point B. Les coûts à prévoir sont : l’essence, le péage, le parking si nécessaire. Organisez vous pour faire du covoiturage en demandant qui prend sa voiture, combien de personnes par voiture, le lieu de départ pour chacun etc..

Train/Bus

Si vous partez tous du même endroit, prenez les billets en même temps pour être assis côte à côte. Prévoyez les coûts pour le parking à la gare de départ et la navette ou le taxi jusqu’à l’hébergement. Si vous ne partez pas tous de la même ville, arrangez-vous pour arriver aux mêmes heures cela facilitera le début des festivités.

Avion

Privilégiez un départ du même aéroport et indiquez la destination à la future mariée seulement sur place.
Surprise assurée ! Pensez au coût du parking de l’aéroport, au prix des billets d’avion et à la navette ou au taxi en sortant de l’aéroport aller et retour.

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Les activités

Prévoyez au moins une activité. Ces moments passés ensemble vous permettront de vous rapprocher et de créer des souvenirs.
Vous pouvez opter pour un ou plusieurs types d’activités selon vos envies et votre budget :
/ Des activités détente : Plage, massage, piscine, spa…
/ Des activités souvenirs et jeux : Séance photos, escape game, jeux entre amis…
/ Des activités physiques : Surf, bowling, rafting, canyoning…
/ Des activités gastronomiques : Atelier cuisine, atelier cocktail…
/ Des activités nocturnes : bridal shower, discothèque, bar dansant…
Evitez les temps morts mais ne surchargez pas le planning non plus, Pensez à la durée des repas, aux grasses matinées, aux temps de préparation (habillage, maquillage, douche etc..). Tout est une question d’équilibre. Dans la préparation des activités, incluez les repas : nom et type de restaurant choisi pour effectuer la réservation à l’avance, courses à faire à l’avance si petit-déjeuner ou repas à la location. Tout doit être prévu car personne n’a envie de faire les courses après les activités et il y a peu de chances que les meilleurs restaurants acceptent des tables de 10 personnes le jour J.
Brainstormez ensemble mais surtout, pensez aux mariés !

Derniers détails

Voici la liste des dernières choses à prévoir pour ce séjour unique.

Le programme

Il sera à transmettre à tous les invités une semaine avant le départ pour que chacun ait le temps de préparer une valise adaptée au séjour. De cette façon le rythme sera fluide et tout le monde sera au courant du déroulé. Il n’y a aucune obligation de le donner à la mariée sur place.

La valise

Il se peut que vous ayez à préparer ses affaires. Pour s’assurer qu’il ou elle n’oublie rien et que les tenues seront en cohérence avec les activités. Vous pouvez également demander au conjoint de préparer la valise de son ou sa futur.e épou.x.se mais pensez à lui communiquer le programme ou une liste des affaires à inclure.

Les accessoires

Vous pouvez prévoir des tenues ou accessoires qui animeront votre séjour. Des t-shirts « Bride » et « Bride squad » par exemple.

Les jeux

Si vous avez prévu un quizz sur le ou la futur.e marié.e ou un cadeau de la part de la team EVJF/EVG par exemple, c’est le moment de le mettre dans la valise

Les courses

Ce n’est pas la partie la plus fun mais il est possible que certains repas soient prévus dans la location comme le petit déjeuner, ou le repas du midi par exemple. Pensez à tout pour ne pas refaire des achats durant le week-end : Alimentation, Alcool et softs principalement.

À vous de jouer !

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